I første del af ”Stressplanen” skrev jeg om, hvor vigtigt det er at få lagt en grundig plan, når der skal arbejdes med de ”bløde” områder i en virksomhed (eller personligt).

I denne måneds artikel vil jeg gå mere i dybden med, hvordan du kan gøre det i praksis.

Punkterne i stress/trivsels-planen er som følger:

1. Find kilderne til dårlig trivsel
2. Prioriter de fundne punkter
3. Afklar hvilke værktøjer der skal til for at forbedre tilstanden
4. Læg en præcis plan for projektet
5. Afgør hvordan der skal evalueres på projektet
6. Bestem kriterierne for, hvornår man går videre til næste punkt på prioriteringslisten

I denne artikel vil jeg fokusere på det første punkt: Find kilderne til dårlig trivsel.

Når man går i gang med at undersøge kilderne til stress eller manglende trivsel, så skal man gøre sig klart, om man har tid og ressourcer til at gennemføre hele processen med planlægning osv. Har man ikke det, så skal arbejdet udskydes, til der er bedre tid. Grunden til dette er, at hvis I går i gang med dette projekt på f.eks. et kort personale møde, og i kun når til punktet ”Find kilderne til stress/manglende trivsel”, så vil mødet meget let kunne udvikle sig til et regulært ”brokmøde”. Efter et sådant møde vil alle medarbejdere være blevet mindet om alt det, de stresser over, og der vil ikke være fundet løsninger på nogle af punkterne. Hvis folk forlader mødet med tankerne på alle dårligdommene i virksomheden, så har man formentlig fået det stik modsatte resultat af det, der oprindeligt var intentionen.

Så sæt god tid af til processen (gerne en hel eller halv temadag).

Når I går i gang med en brainstorm over mulige problemområder (eller fungerende områder, der kan gøres endnu bedre), så kommer her nogle af de punkter, som ofte skjuler muligheder for forbedringer:

Rolleklarhed:
Ved alle medarbejdere præcist, hvad der forventes af dem?
Ved alle, hvad succeskriterierne for deres jobfunktion er? Hvornår er de ”i mål”?
Har man ikke en temmelig stor grad af rolleklarhed, så vil det ofte medføre frustration og magtesløshed, idet det er svært at trække en streg i sandet og slappe af, da man aldrig ved, hvornår jobbet er gjort tilfredsstillende.

Belønninger:
Føler alle medarbejdere, at deres indsats bliver anerkendt?
Her snakker vi ikke nødvendigvis om kontanter! Men en meget resultatorienteret (eller en meget stresset) chef kan have svært ved at give et klap på skulderen og anerkende et godt stykke arbejde.
Er det ok i virksomheden, at medarbejderne selv spørger efter belønning/anerkendelse?
Føler man ikke at belønningerne i virksomheden står mål med indsatsen, så man langsomt tære på energi og overskud, og man føler ikke, at man skylder ens arbejdsplads at gøre en ekstra indsats.

Indflydelse/Udviklingsmuligheder:
Er der mulighed for at deltage i beslutningsprocesser på arbejdspladsen? Bliver I spurgt, når store forandringer skal foretages, hvor det vil være relevant at trække på jeres viden?
Ofte overser chefen muligheden for at inddrage medarbejderne i beslutningsprocesserne i virksomheden.
Når dette sker, føler mange sig overset og ”umyndiggjorte”, hvilket igen medfører afmagt og frustrationer.
Ligeledes er det vigtigt, at man gennem et veltilrettelagt program for medarbejdersamtaler spørger den enkelte om, hvilken udvikling/uddannelse m.m. vedkommende kunne ønske igennem arbejdspladsen.

Forudsigelighed/Information:
Her er et punkt, som meget ofte kommer med på listen i processen med at finde stresskilder.
Får I den rette information? Kommer den til tiden? Er den fejlbehæftet?
Det at blive informeret tilstrækkeligt om ens arbejdet, og hvad der foregår på arbejdspladsen er en helt grundlæggende sten i fundamentet til et bedre arbejdsmiljø.
Ofte glemmer ledelse at spørge medarbejderne direkte, hvilke typer information de kunne tænke sig.
Man ser især i krisetider, at folkene ”på gulvet” i en virksomhed har et meget stort ønske om at vide lidt om, hvordan virksomheden klarer sig, hvilke tiltag der bliver foretaget, om der skal fusioneres og sammenlægges osv. Alt sammen noget der er afgørende for den enkeltes job og fremtid.

Jeg kunne fortsætte længe med at nævne punkter, der er væsentlige for trivsel, men den vigtigste del her er, at der bliver lyttet aktivt til medarbejdernes ”kilder til stress/trivsel”, og der man accepterer, at de punkter der nævnes er aktuelle og alvorlige, idet folk eller ikke ville bringe det op.

Sørg for at få lavet en grundig liste, og pas på med ikke ryge i den faldgrube, at I allerede nu begynder at komme op med løsninger på problemerne. Det kommer vi til langt senere. Først er det vigtigt at få relevante punkter på banen, før vi begynder at diskutere dem.

I næste artikel kommer jeg til næste punkt i planen, nemlig ”Prioriter din stresskilder”, hvilket er et meget afgørende punkt, da man sjældent har tid og ressourcer til at håndtere alle problemer på én gang.

Med venlig hilsen

Hans-Henrik Nielsen
StressAkademiet